Introducción de asientos/facturas

 

Si se desea abrir esta introducción de asientos desde el menú inicial, deberemos ir al menú Configuración à Parámetros y tipos à Pestaña Configuración à Pestaña General y marcar <<Abrir desde la opción grabar asientos del menú inicial la opción de Introducción de Facturas/Asientos>>.

Primero de todo deberemos de pulsar la opción de 1. Configuración para parametrizar la pantalla.

Pantalla configuración introducción de asientos

Disponemos de 2 configuraciones:

1.       General a todas las empresas. Si la particular de la empresa actual no está grabada se coge la configuración genérica.

2.       Particular a la empresa actual.

Las Flechas “Izquierda” y “Derecha” situadas en el centro de la pantalla permiten pasar los valores de una configuración a otra.

Si un IVA no está definido por ejemplo, el IVA al 4% de la foto que se adjunta, se utilizará la cuenta especificada en la línea Genérica (primera línea).

Opciones de la definición:

·         Introducir vencimientos. Nos permitirá introducir el vencimiento en la misma pantalla de introducción de asientos. Aparecerá un módulo de vencimientos en la parte inferior de la pantalla.

·         Sustituir contenido del campo cuenta al escribir. Cuando entremos en el campo cuenta se seleccionara toda la cuenta y al escribir se sobrescribe el valor.

·         Columna documento. Muestra la columna documento en la introducción de asientos.

·         Columna Proyecto. Muestra la columna proyecto en la introducción de asientos.

·         Columna Departamento. Muestra la columna departamento en la introducción de asientos.

·         Modificar concepto y documento en todas las líneas. Abre el campo de concepto y documento en todas las líneas. En caso contrario, cuando se modifica el concepto o documento de la primera línea se modifican en todas las líneas de asiento.+

·         Generar líneas de asiento al finalizar primera línea. Al finalizar la primera línea del asiento, en el caso que sea una factura, se montará todas las líneas del asiento y el registro de IVA. En caso contrario, se pasará al registro de IVA y al salir del registro de IVA se montarán las líneas de asiento según la información introducida.

Generar líneas de asiento al finalizar primera línea (Marcado)

Generar líneas de asiento al finalizar primera línea (Sin marcar)

 

·         Permitir grabar líneas a 0. Permite grabar líneas de asiento con importe cero

·         Número de bases de IVA. Permite seleccionar el número de bases de IVA por deZfecto

·         Marca de prorrata automática. Para elegir qué registros de IVA se van a crear con la marca de prorrata de forma automática

·         Configurar concepto. Abre la configuración del concepto


Estructura de la pantalla de introducción de asientos

La pantalla se estructura en los siguientes bloques:

·         Módulo Apunte

·         Cabecera IVA

·         Bases IVA

·         Vencimientos

 

Módulo Apunte

Está formado por las columnas:

·         Fecha

Fecha del asiento, si se modifica se actualizará la Fecha Factura y Fecha Operación. Como funcionalidad adicional, al entrar en el campo podremos teclear únicamente los dígitos del día para cambiar la fecha, de esta manera nos evitamos volver a teclear toda la fecha entera.

·         Cuenta
Desplegable de cuentas contables. Podremos buscar la cuenta por Número de cuenta, Descripción y NIF/CIF. Para realizar la búsqueda escribiremos en el mismo campo parte del dato a buscar por ejemplo, si en nuestro caso escribimos Demo en el campo y desplegamos el combo aparecerán los siguientes datos:

 

Si al desplegar el combo únicamente hubiera un resultado la cuenta se asignaría automáticamente.

Si trabajamos con un plan contable con Longitud Numérica de Subcuenta podremos escribir en la cuenta 4. y se sustituirá el punto por 0’s hasta completar la longitud fijada en la empresa.

Ejemplos (Empresa con longitud fija de 4)

o   Si escribimos 43. se sustituirá por 4300.0000

o   Si escribimos 43.1  se sustituirá por 4300.0001

o   Si escribimos 472.21 se sustituirá por 472.0021

 

·         Importe Debe y Importe Haber

Se especifica el importe debe o haber de la línea del apunte. Únicamente podemos especificar uno de los dos importes.

·         Concepto

Combo que nos muestra los conceptos definidos en la empresa (Configuración à Parámetros y tipos à Pestaña conceptos). Igualmente podremos introducir el código del concepto y el programa lo sustituirá por la descripción.

 

 

 

 

Si por ejemplo escribimos 1 2 en el campo concepto el programa lo sustituirá por Nuestra Fra. Nº 2

 

 

·         Contrapartida

Podremos especificar la contrapartida de la línea del apunte. Veremos en el apartado Funcionalidad de la introducción de asientos la utilidad del campo.

·         Documento, Proyecto y Departamento

Podremos ocultar estas columnas desde la ventana 1. Configuración.

·         Botón fijar contrapartida

Nos permite introducir apuntes con la contrapartida fijada.

1. Fijaremos la contrapartida del apunte entrado, en este caso la 5700.0000.

2. Al guardar el apunte contable se nos asignará automáticamente la contrapartida en el siguiente apunte..

3. Con el botón Desasignar 5700.0000 eliminaremos la vinculación.

Módulo Cabecera IVA

Está formado por las columnas:

·         R/S/I. Indica si la factura es de Repercutido (R), Soportado (S) o Intracomunitaria o Inversión del Sujeto Pasivo (I).

·         Fecha. Fecha de la factura.

·         Fecha Operación. Fecha de operación de la factura.

·         Serie: Serie de la factura.

·         Registro. Número de la factura.

·         NIF. NIF / CIF de la factura

·         Descripción. Descripción de la factura (Normalmente razón social del cliente o proveedor).

·         Total Factura.

·         %IRPF, Base IRPF Cuota IRPF. Valores referentes a la retención de la factura.

·         Documento. Numero de referencia de la factura

·         IVA. Indicaremos si es IVA (I) o IGIC (G)

·         RECC. Marcaremos el campo si la factura esta acogida al régimen especial de criterio de caja.

Módulo Líneas IVA

Está formado por las columnas:

·         C.I. Combo de los códigos de IVA especificados en Configuración à Parámetros y tipos à Pestaña IVA. Desde aquí seleccionaremos el %IVA y el %Recargo de la base.

·         Base. Base de IVA

·         %IVA y Cuota IVA. Importes referentes al cálculo del IVA

·         %Recargo y Cuota Recargo. Importes referentes al cálculo del recargo de equivalencia.

·         Transacción. Combo de las transacciones especificadas en Configuración à Parámetros y tipos à Pestaña Transacciones.

·         Ded. Indicamos si la factura es Deducible.

·         347. Indicamos si la factura va al modelo 347

·         349. Indicamos si la factura va al modelo 349

·         Pro. Indicamos si la factura es prorrateable.

 

Módulo Vencimientos

Lo podremos ocultar desde la ventana 1. Configuración. Está formado por las columnas:

·         S. Si no está marcada no se generarán los vencimientos en la cartera de cobros y pagos.

·         Cuenta Banco. Cuenta contable del banco o Caja.

·         Descripción. Descripción del vencimiento.

·         FP. Combo de las formas de pago especificadas en Configuración à Parámetros y tipos à Forma Cobros/Pago.

·         CCC. Cuenta corriente asociada al vencimiento.

·         Fecha 1…5. Fechas de los vencimientos

·         Importe 1…5. Importe de los vencimientos.

 

Funcionamiento de la pantalla de introducción de asientos

Teclas de acceso rápido a funcionalidades:

·         Control + 1. Forzar asiento simple

·         Control + 2. Forzar asientos factura emitida.

·         Control + 3. Forzar asientos factura recibida.

·         Control + 4. Forzar asientos factura intracomunitaria o ISP.

·         F10. Desplegar Combo.

·         ALT + Flecha abajo. Desplegar Combo

·         Control + R. Repite el valor de la línea anterior

·         Control + E. Extracto de la cuenta en la que el cursor está situado.

·         F12. Guardar.

·         SHIFT + ESC. Cancelar.

·         F11. Consultar ultimo asiento

·         Control + T. Cuadrar y guardar el asiento en curso.

·         Control + S. Vamos al siguiente módulo.

·         Control + W. Vamos al módulo anterior.

·         F1. Documento de ayuda de la pantalla.

Podemos introducir 4 tipos de asientos:

·         Factura emitida

·         Factura Recibida

·         Factura Intracomunitaria o de Inversión del Sujeto Pasivo (ISP)

·         Asiento simple

Factura emitida

Para introducir una factura emitida deberemos de especificar una cuenta de cliente (que empiece por 43 o que este especificada en el prefijo de clientes [CLI]) y el importe Debe. Una vez introducido el importe y la cuenta deberemos de ir pulsando Enter hasta llegar al final de la línea o pulsar Control + S (Siguiente módulo).

Si queremos introducir una factura emitida con otra cuenta que no sea de  cliente podremos forzar la introducción de la factura seleccionando en el campo tipo el valor de Factura emitida o pulsando las teclas “Control + 2”.

Factura recibida

Para introducir una factura recibida deberemos de especificar una cuenta de proveedor (que empiece por 40, 41 o que este especificada en el prefijo de proveedores [PRO]) y el importe Haber. Una vez introducido el importe y la cuenta deberemos de ir pulsando Enter hasta llegar al final de la línea o pulsar Control + S (Siguiente módulo).

Si queremos introducir una factura recibida con otra cuenta que no sea de proveedor podremos forzar la introducción de la factura seleccionando en el campo tipo el valor de Factura recibida o pulsando las teclas “Control + 3”.

Factura Intracomunitaria o ISP

Para introducir una factura intracomunitaria o ISP deberemos de especificar una cuenta de proveedor (que empiece por 40, 41 o que este especificada en el prefijo de proveedores [PRO]), el importe Haber y que el proveedor tenga en la ficha una transacción intracomunitaria o de ISP o que acumule al 349. Una vez introducido el importe y la cuenta deberemos de ir pulsando Enter hasta llegar al final de la línea o pulsar Control + S (Siguiente módulo).

Si queremos introducir una factura recibida con otra cuenta que no sea de proveedor podremos forzar la introducción de la factura seleccionando en el campo tipo el valor de Factura recibida o pulsando las teclas “Control + 3”.

Funcionamiento común en la introducción de facturas

El proceso fijara el importe de total de factura como fijo (el que se introduce en la primera línea del asiento). Para introducir más de una base, deberemos de modificar el valor de la primera base. Al poner el código de IVA de la segunda, ya se calculará la base y la cuota automáticamente (a partir del total factura y las bases ya introducidas).

Si modificamos la información de la cabecera y líneas de IVA se verá reflejado en las líneas del asiento. En cambio, si modificamos la información en las líneas de asiento no se verá reflejado en la cabecera y líneas de IVA.

Asiento simple

Cualquier otra combinación que no sea de factura.

Línea con contrapartida

Si a una línea le  informamos del campo contrapartida el programa nos generará una línea automáticamente con la contrapartida como cuenta y el importe.

Si modificamos el importe o cuenta de una de las dos líneas se modificará la otra.

 

Cuadrar y Guardar el asiento (Control + T)

Al pulsar control + T el proceso cuadrara el asiento con el descuadre que haya pendiente y guardará el asiento.

Extracto de cuentas (Control + E)

Pulsando Control + E desde la introducción de asientos entraremos al extracto de la cuenta.

 

Este extracto nos permitirá modificar la cuenta desde el desplegable y la fecha de inicio y fin. Como novedad cabe destacar que nos permitirá consultar extractos de ejercicios distintos al actual.

Automatización valores por defecto

Los valores por defecto de la pantalla los configuramos desde dos sitios distintos:

1.       Las cuentas de IVA de la factura desde la pantalla de Configuración.

2.       Desde la ficha de la subcuenta

Ficha de la subcuenta

En la ficha del cliente y proveedor podremos configurar los valores que la entrada de asientos nos cogerá por defecto.

Los datos que se traspasarán automáticamente al introducir una factura son: NIF / CIF, Descripción, Deducible IVA, Acumular 347, Acumular 349, Código IVA, % IRPF, Transacción IVA, Acogido a RECC y la contrapartida automática de asientos.

En el caso de los vencimientos los datos serán: Forma Cobro/Pago, CCC, Días plazo 1...5, Día de pago mensual y la Contrapartida bancaria.

Gestión tipos IVA e IRPF

Desde Configuración à Parámetros y tipos à Pestaña IVA o IRPF podremos gestionar masivamente los tipos asignados a las cuentas de clientes o proveedores.

Desde la opción 1. Gestión tipos IVA o en el caso de la pestaña de IRPF 1. Gestión tipos IRPF podemos asignar o desasignar masivamente los tipos de IVA/IRPF.